2College wijzigt rooster pijlsnel met slechts een druk op de knop.

Placeholder

Gepersonaliseerd onderwijs met een klassieke manier van roosteren is haast onuitvoerbaar. De hoeveelheid dagelijkse roosterwijzigingen voor individuele leerlingen is namelijk niet bij te benen. Daarom ging scholengemeenschap 2College aan de slag met de dynamische roosterkoppeling van Magister.

Dagelijks exporteren niet meer te doen

2College is een scholengemeenschap voor vmbo, havo en atheneum. De gemeenschap heeft zes locaties in Tilburg, Oisterwijk en Berkel-Enschot. Vanuit het Cobbenhagenlyceum in Tilburg faciliteert Monique Hofkens, Applicatiebeheerder bij 2College, onder andere de roostermakers van de gehele scholengemeenschap. “Sinds ongeveer drie jaar werken Ruivenmavo en Cobbenhagenlyceum met een nieuw onderwijsconcept, gebaseerd op gepersonaliseerd leren met Kunskapsskolan”, vertelt Monique. “Dat betekent zoal dat leerlingen een aantal uren per dag zelfgekozen vakken mogen volgen, waardoor ze nagenoeg individuele roosters krijgen. Onze roostermakers verwerkten in eerste instantie iedere wijziging in de roostersoftware Zermelo. Maar dat stond niet in contact met Magister. Dus maakten ze een export uit Zermelo en importeerden de wijziging daarna in Magister. Dat moest dagelijks heel vaak gebeuren. Het kostte veel tijd en was erg foutgevoelig. Op een gegeven moment bleek het niet meer haalbaar om op deze manier het dagrooster te actualiseren. Daarom besloten we dat er een dynamische roosterkoppeling moest komen.”

Soepele implementatie ondanks corona

Scholengemeenschap 2College besloot de dynamische roosterkoppeling van Magister meteen voor alle locaties in te zetten. “Er gingen wel wat alarmbellen bij me af”, bekent Monique. “Het is toch best spannend om zo’n project meteen voor meerdere vestigingen uit te rollen. Ik had ook te maken met vier roostermakers die allemaal eigen bijzonderheden op hun locaties hadden. Maar Magister had een erg duidelijk stappenplan dat ik kon volgen. Samen met iedereen die binnen 2College te maken heeft met roosteren, volgden we een training. Daarna hadden we twee weken de tijd om in een testomgeving opdrachten uit te oefenen. Vervolgens zette Magister de koppeling live. En dat ging eigenlijk heel erg soepel.”

“Het bijzondere is dat we de hele implementatie hebben uitgevoerd in coronatijd”, vertelt Monique. “Dus de training en de opdrachten deden we via een videobeltool. Af en toe was dat even zoeken, zoals dat wel vaker het geval is met videobellen. Maar zelfs in coronatijd zijn we dus vloeiend overgestapt naar dynamisch roosteren.”

Tijdwinst en minder fouten

De dynamische roosterkoppeling maakt het werk van de roostermakers van 2College beduidend eenvoudiger. “Wanneer onze roostermakers nu in Zermelo een wijziging doorvoeren, hoeven ze alleen maar op een publiceerknop te klikken”, legt Monique uit. “Dan staat het tien minuten later in Magister. Dat scheelt erg veel werk en tijd. Doordat de wijzigingen sneller zijn verwerkt, bieden we ook meer transparantie naar ouders. Als leerlingen aangeven dat er een uur uitvalt en ze komen eerder thuis, kan een ouder dat ook meteen zien.”

“De koppeling voorkomt tevens fouten. Roosterwijzigingen hebben over het algemeen haast, omdat je wil dat leerlingen snel weten waar ze moeten zijn en dat docenten weten wie ze in hun les kunnen verwachten. Als een roostermaker voorheen een fout maakte door bijvoorbeeld een verkeerd bestand in Magister te importeren, dan ontstond er verwarring. Nu hoeven roostermakers geen bestanden meer te importen om het rooster correct in Magister te krijgen. Onze roostermakers zijn dan ook heel enthousiast over de koppeling. En ik ben dat ook, moet ik zeggen. Sinds de implementatie heb ik er geen omkijken meer naar.”

Langer genieten van vakantie

Ondanks het grote enthousiasme over de dynamische roosterkoppeling was Hofkens enigszins huiverig voor het verloop van de jaarovergang. Dat is ieder schooljaar weer een administratieve uitdaging. “Voorheen moest ik daarvoor een halve week eerder terugkomen van mijn vakantie”, stelt Hofkens. “Het vraagt namelijk nogal wat voorbereiding. Alle leerlingen, docenten, klassen en vakken moeten goed in ons systeem staan. Vroeger moest ik vervolgens alle roosters fysiek inlezen in Magister. Dat hoefde dankzij de koppeling niet meer. Het was nog steeds veel werk, maar het ging allemaal veel sneller, omdat er nu minder handwerk nodig is. De jaarovergang verliep dus erg vlot, ik ben er zeer tevreden over. En ik kon daardoor langer van mijn vakantie genieten!”

Wat voor advies over de dynamische roosterkoppeling kan Hofkens applicatiebeheerders op andere scholen geven? “Gewoon doen”, zegt Hofkens kort. “Wanneer je een losse roosterapplicatie hebt, is deze oplossing ideaal. Het scheelt zoveel werk. Volg gewoon de stappen vanuit Magister en neem je team mee in de training. Dan komt het goed.”

Van aanvraag dynamisch roosteren tot en met livegang

Om ook dynamisch roosteren in te voeren op uw school stuurt u een e-mail naar training@magister.nl. Belangrijk is dat u uw schoolorganisatie voorbereidt en testdagen inplant. In gemiddeld twee weken nemen we u, na opvolging van de aanvraag, mee door een stappenplan tot en met productie. De testperiode zelf is ongeveer een week. De opbouw van ervaring met de nieuwe koppeling is voor de roostermakers essentieel. Deelname aan een Roosterkoppeling-webinar met een klein aantal deelnemers is daarom een verplicht onderdeel.

U hoeft voor de planning van testen en overgang niet persé te kijken naar een periode rondom een vakantie. U kunt namelijk gewoon in de testomgeving alles gereed maken, zonder consequenties voor de dagelijkse praktijk. Het live gaan duurt nauwelijks een paar minuten. Het rooster verdwijnt slechts kort. We hebben inmiddels voldoende ervaring dat er op ieder moment van de actieve schooldag overgegaan kan worden naar de nieuwe koppeling.

Wilt u meer weten?

Neem contact op met uw Magister accountmanager of maak direct een afspraak.
We komen graag langs om te bekijken wat we voor uw school kunnen betekenen.

Afspraak maken