De hoogte van uw basisbekostiging wordt grotendeels bepaald aan de hand van het aantal leerlingen dat uw school telt en het onderwijs dat ze volgen. Hoe zorgt u dat elke leerling correct geteld wordt?
Om te zorgen dat elke leerling geteld wordt, is een goede leerlingenadministratie in Magister vanzelfsprekend noodzakelijk. Nieuwe leerlingen moeten zo snel mogelijk in Magister worden vastgelegd. Het is van belang dat u direct de juiste identiteit van deze leerlingen vaststelt. Dit is immers cruciaal voor verdere verwerking, mede richting DUO.
Zodra de onderwijsstructuur (studies, vakken en klassen) voor het nieuwe schooljaar bekend is en deze in Magister ingericht is, kunt u de leerlingen gaan plaatsen in studies en klassen. Ook dit is in het kader van bekostiging belangrijk, omdat de soort opleiding en het leerjaar medebepalend zijn voor de hoogte van de bekostiging. Zorg dat u alleen leerlingen inschrijft op opleidingen waarvoor u een licentie heeft, zowel DUO als de instellingsaccountant controleren hierop.
Wanneer alle leerlingen aan klassen en studies gekoppeld zijn, kan Magister de leerlingen identificeren en inschrijven in het Register Onderwijsdeelnemers (ROD) van DUO, nu heet dit nog officieel BRON. Het ROD vormt de bron voor de leerlingentelling per 1 oktober. Direct na de aanlevering vanuit Magister aan het ROD kunt u, aan de hand van de terugkoppeling vanuit DUO, zien of de leerling juist is opgenomen in het ROD. Aanvullend zal er een voorlopig bekostigingsbericht vanuit DUO voor de geregistreerde leerling worden geleverd aan Magister.
Om de leerlingentelling zuiver te houden is het niet alleen van belang om nieuwe leerlingen tijdig en juist te registeren in Magister, maar ook schoolverlaters. Ook deze zullen via Magister in het ROD moeten worden beëindigd, zodat de leerlingentelling geen leerlingen meer bevat die de school al hebben verlaten.
Let hierbij wel op de regels voor het uitschrijven van leerlingen. Indien u leerlingen die nog leerplichtig en/of kwalificatieplichtig zijn wilt uitschrijven en u niet weet of de leerling zich heeft ingeschreven bij een andere school, overleg dit dan met de leerplicht ambtenaar. Doe dit op tijd, zodat u voor 1 oktober de mutaties aan het ROD kan doorgeven. Door gebruik te maken van de digitale inschrijfbewijzen van DUO die u in Magister ontvangt, hebt u meer zekerheid over de inschrijfstatus van een leerling bij een andere school. Ook de VVA inschrijfberichten vanuit MBO instellingen, die u in Magister ontvangt, kunnen hierbij behulpzaam zijn.
Voor de leerlingentelling zijn ook presentie- en verzuimadministratie van belang. Een leerling mag immers alleen meegenomen worden in de leerlingentelling indien vanaf het begin van het schooljaar tot de teldatum minder dan de helft van het aantal schooldagen zonder geldige reden is verzuimd. Dit moet dus blijken uit de presentieadministratie en de verzuimadministratie.
Is een leerling te vaak ongeoorloofd afwezig geweest? Dan moet u deze leerling als niet-bekostigbaar administreren, zodat Magister dit ook met het ROD kan uitwisselen. Het is dus zaak om vóór de teldatum aan- en afwezigheid goed te administreren om te voorkomen dat leerlingen ten onrechte meetellen of juist niet meetellen.
Om voor de teldatum van 1 oktober nog een volledigheidcontrole uit te voeren, is het verstandig om in september een Registratieoverzicht (RO) aan te vragen bij DUO. Dit registratieoverzicht bevat een weergave van alle registraties in het ROD op dat moment. U kunt in Magister dit registratieoverzicht importeren en automatisch laten vergelijken met de stand van Magister. Zo hebt u snel duidelijkheid of en zo ja, welke verschillen er zijn tussen Magister en het ROD. Als alles correct is vastgelegd en uitgewisseld tussen Magister en DUO, zouden er geen verschillen mogen voorkomen. Als er toch verschillen zijn, kunt u deze nog voor de teldatum corrigeren.
Omdat DUO na 15 oktober de leerlingentelling gaat uitvoeren voor de voorlopige bekostiging van het naliggende kalenderjaar (met als peildatum 1 oktober) heeft u in de periode tot en met 15 oktober nog de mogelijkheid correcties uit te voeren in ROD. Uiteraard adviseren wij u om correcties vóór 1 oktober uit te voeren en alleen als het echt niet anders kan gebruik te maken van de uitloop tot en met 15 oktober.
Altijd zicht op de exacte aantallen
Wilt u zicht hebben op het exacte aantal leerlingen van uw school? En wilt u in één oogopslag zien hoe deze leerlingen verspreid zijn over de verschillende soorten onderwijs die u aanbiedt? Maak dan kennis met de Onderwijs Analyse App.
Met de Onderwijs Analyse App is onderwijsstuurinformatie altijd binnen handbereik. Vanzelfsprekend ziet u veel meer dan aantallen alleen. U kunt de app het beste zien als een krachtig hulpmiddel voor het monitoren en verbeteren van de onderwijskwaliteit. De Onderwijs Analyse App geeft iedereen met verantwoordelijkheid voor onderwijskwaliteit handvatten voor sturing, gebaseerd op actuele, betrouwbare informatie
Wilt u meer weten over de Onderwijs Analyse App?
Neem dan contact op met The Implementation Group (TIG). Bel 085-0185150, stuur een e-mail naar info@tignl.eu of ga naar www.tignl.eu.
Neem contact op met uw Magister accountmanager of maak direct een afspraak.
We komen graag langs om te bekijken wat we voor uw school kunnen betekenen.
